Entre le travail, les courses, les repas, les rendez-vous, le ménage, les papiers à gérer et les imprévus, les journées peuvent rapidement donner l’impression de passer à toute vitesse.

Résultat : certaines tâches sont repoussées jusqu’au dernier moment, on oublie des choses importantes et la fameuse liste de choses à faire ne cesse de s’allonger.

Pourtant, organiser son quotidien ne signifie pas planifier chaque minute de sa journée ni suivre un emploi du temps militaire. Une bonne organisation doit au contraire permettre de se simplifier la vie, de gagner du temps et de garder suffisamment de souplesse pour gérer les imprévus.

Quelques habitudes très simples peuvent déjà faire une grande différence.

Découvrez 10 astuces pour mieux organiser son quotidien, éviter la course permanente et retrouver des journées beaucoup plus sereines.

1. Notez ce que vous devez faire au lieu d’essayer de tout retenir

La première étape pour organiser son quotidien consiste à arrêter de vouloir tout garder en tête.

Un rendez-vous à prendre.

Une facture à payer.

Un produit à acheter.

Un appel à passer.

Une démarche administrative à effectuer.

Individuellement, ces informations semblent faciles à retenir. Mais lorsqu’elles s’accumulent, notre cerveau passe son temps à essayer de ne rien oublier.

Utilisez plutôt un endroit unique pour noter vos tâches.

Cela peut être :

• un carnet ;
• l’application Notes de votre téléphone ;
• une application de tâches ;
• un agenda papier ;
• un calendrier numérique.

L’outil choisi importe finalement assez peu.

Ce qui compte, c’est de savoir exactement où noter une information lorsqu’elle arrive.

Vous évitez ainsi les petits bouts de papier, les rappels dispersés dans plusieurs applications et les fameux « il ne faut surtout pas que j’oublie ».

2. Préparez seulement 3 priorités pour la journée

Une liste de 25 tâches n’aide pas forcément à être mieux organisé.

Elle peut même produire l’effet inverse.

Devant une liste interminable, on commence souvent par les tâches les plus faciles plutôt que par les plus importantes.

Essayez plutôt de sélectionner 3 priorités pour votre journée.

Demandez-vous :

« Si je ne pouvais accomplir que trois choses aujourd’hui, lesquelles seraient vraiment importantes ? »

Vous pouvez évidemment effectuer d’autres tâches si vous avez le temps.

Mais ces trois priorités deviennent votre objectif principal.

Cette méthode permet d’éviter une erreur très fréquente : être occupé toute la journée sans avoir réellement avancé sur ce qui comptait.

3. Préparez votre journée la veille

Pour mieux organiser son quotidien, quelques minutes de préparation le soir peuvent faire gagner beaucoup de temps le lendemain.

Avant de terminer votre journée, regardez simplement ce qui vous attend.

Vérifiez :

• vos rendez-vous ;
• vos horaires ;
• les choses importantes à emporter ;
• les tâches prioritaires ;
• les éventuels déplacements ;
• ce qu’il faut préparer pour le repas.

Vous pouvez également préparer vos vêtements, votre sac ou certains documents.

Inutile d’y consacrer une demi-heure.

Cinq minutes peuvent suffire.

L’objectif est simplement d’éviter de commencer chaque matin en essayant de déterminer dans l’urgence ce que vous devez faire.

4. Regroupez les tâches similaires

Certaines journées deviennent épuisantes parce que nous passons constamment d’une activité à une autre.

Un e-mail.

Puis du rangement.

Puis un appel.

Puis une facture.

Puis de nouveau un e-mail.

Chaque changement demande un petit effort de concentration.

Essayez plutôt de regrouper certaines tâches.

Par exemple :

Les tâches administratives

Regroupez les factures, courriers, démarches et documents à traiter pendant une même période.

Les appels

Si vous avez plusieurs rendez-vous à prendre, passez les appels les uns après les autres.

Les courses

Essayez de regrouper plusieurs achats dans le même déplacement.

Le ménage

Plutôt que de sortir votre matériel plusieurs fois, effectuez plusieurs petites tâches similaires à la suite.

Cette organisation permet de limiter les interruptions et de gagner du temps sans forcément travailler plus vite.

5. Utilisez la règle des 2 minutes

Certaines tâches prennent tellement peu de temps qu’il est parfois plus long de les noter ou de les repousser que de les effectuer immédiatement.

Le principe est simple :

Si une tâche peut réellement être terminée en moins de deux minutes, faites-la tout de suite lorsque le moment s’y prête.

Par exemple :

• ranger un document ;
• jeter un emballage ;
• ajouter un rendez-vous dans son agenda ;
• remettre un objet à sa place ;
• envoyer une réponse très courte ;
• ajouter un produit à la liste de courses.

Cette petite habitude empêche des dizaines de micro-tâches de s’accumuler.

Attention toutefois à ne pas transformer cette règle en source permanente d’interruptions.

Si vous êtes concentré sur une tâche importante, terminez-la avant de vous occuper du reste.

6. Créez quelques routines plutôt que de compter sur votre motivation

La motivation varie énormément d’un jour à l’autre.

Les habitudes, beaucoup moins.

C’est pourquoi les routines sont particulièrement efficaces pour organiser son quotidien.

Vous pouvez par exemple créer une petite routine du soir :

• ranger rapidement les pièces principales ;
• préparer les affaires du lendemain ;
• regarder l’agenda ;
• noter les trois priorités du lendemain.

Ou une routine hebdomadaire :

• vérifier les rendez-vous de la semaine ;
• prévoir quelques repas ;
• établir la liste de courses ;
• traiter les papiers administratifs ;
• vérifier les tâches importantes.

Une fois ces habitudes installées, vous n’avez plus besoin de vous demander constamment quand effectuer certaines tâches.

Elles ont déjà leur place dans votre semaine.

7. Anticipez les repas sans planifier toute votre vie

La question « Qu’est-ce qu’on mange ce soir ? » peut sembler anodine.

Pourtant, lorsqu’elle revient chaque jour à 19 heures devant un réfrigérateur presque vide, elle devient vite agaçante.

Prévoir quelques repas à l’avance permet de gagner du temps et de simplifier les courses.

Pas besoin de préparer un planning extrêmement précis.

Vous pouvez simplement choisir 4 ou 5 repas pour les prochains jours.

Par exemple :

• lundi : pâtes avec légumes ;
• mardi : poulet et riz ;
• mercredi : quiche et salade ;
• jeudi : repas avec les restes ;
• vendredi : plat rapide ou repas plaisir.

Vous savez ainsi quels ingrédients acheter et évitez une partie des décisions de dernière minute.

Gardez également une ou deux solutions très simples dans vos placards ou votre congélateur pour les journées où tout ne se passe pas comme prévu.

8. Prévoyez du temps pour les imprévus

Voici un paradoxe intéressant :

Pour être bien organisé, il ne faut surtout pas tout planifier.

Si chaque minute de votre journée est occupée, le moindre imprévu détruit votre organisation.

Un rendez-vous qui dure plus longtemps.

Un embouteillage.

Un enfant à récupérer.

Un appareil qui tombe en panne.

Un appel inattendu.

Votre planning doit donc conserver des espaces libres.

Si vous estimez qu’une tâche prendra une heure, évitez si possible de prévoir immédiatement quelque chose d’autre à la minute suivante.

Cette marge permet d’absorber les petits retards sans transformer toute la journée en course contre la montre.

Une bonne organisation doit être suffisamment souple pour survivre à la vraie vie.

9. Automatisez ce qui peut l’être

Certaines tâches reviennent exactement de la même façon chaque mois.

Pourquoi continuer à y penser systématiquement ?

Selon votre situation, vous pouvez automatiser certaines actions :

• prélèvements de factures ;
• virements réguliers ;
• rappels de rendez-vous ;
• commandes récurrentes réellement utiles ;
• sauvegardes numériques ;
• événements répétitifs dans votre calendrier.

L’automatisation ne permet pas seulement de gagner quelques minutes.

Elle permet surtout de réduire le nombre de choses auxquelles vous devez penser.

Évidemment, automatiser ne signifie pas ne plus vérifier.

Un rapide contrôle régulier de vos paiements et abonnements reste une bonne habitude.

10. Faites un petit bilan une fois par semaine

Vous pouvez avoir la meilleure organisation du monde : certaines semaines ne se dérouleront pas comme prévu.

C’est normal.

Une fois par semaine, prenez 10 à 15 minutes pour faire le point.

Posez-vous simplement quelques questions :

Qu’est-ce que je n’ai pas eu le temps de faire ?

Qu’est-ce qui est vraiment prioritaire la semaine prochaine ?

Quels rendez-vous sont prévus ?

Y a-t-il quelque chose que je peux préparer à l’avance ?

Est-ce que je continue à repousser une tâche particulière ?

Ce petit rendez-vous hebdomadaire permet de repartir sur de bonnes bases et d’éviter que certaines tâches restent oubliées pendant plusieurs semaines.

Une méthode simple pour organiser son quotidien en 15 minutes

Vous avez envie de mieux vous organiser dès aujourd’hui ?

Prenez une feuille, votre téléphone ou votre agenda et consacrez seulement 15 minutes à cet exercice.

Étape 1 : videz votre tête

Pendant cinq minutes, notez tout ce que vous avez en tête.

Rendez-vous, courses, démarches, ménage, appels, projets…

Ne cherchez pas encore à organiser quoi que ce soit.

Notez simplement.

Étape 2 : classez les tâches

Regroupez ensuite les éléments par grandes catégories :

• urgent ;
• à faire cette semaine ;
• à prévoir plus tard ;
• courses ;
• rendez-vous.

Vous commencerez immédiatement à voir plus clair.

Étape 3 : choisissez vos 3 prochaines priorités

Sélectionnez trois tâches importantes et réalistes.

Pas quinze.

Trois.

Étape 4 : placez les rendez-vous dans votre agenda

Tout ce qui doit être effectué à une date ou une heure précise doit apparaître dans votre agenda.

Vous éviterez ainsi de compter uniquement sur votre mémoire.

Étape 5 : choisissez une première action

Terminez en décidant de la toute première chose que vous allez faire.

Vous venez ainsi de transformer une accumulation de pensées en plan d’action concret.

Les erreurs à éviter quand on veut mieux s’organiser

Vouloir organiser son quotidien peut parfois conduire à compliquer inutilement les choses.

Utiliser trop d’outils

Un agenda papier, trois applications, des Post-it et deux calendriers différents risquent surtout de disperser vos informations.

Essayez de centraliser au maximum.

Planifier chaque minute

Votre planning doit conserver une marge pour les imprévus et les moments de repos.

Faire des listes irréalistes

Prévoir 18 tâches pour une journée où vous travaillez déjà huit heures ne vous rendra pas plus productif.

Cela vous donnera simplement l’impression d’être constamment en retard.

Confondre organisation et perfection

Une journée bien organisée peut parfaitement contenir des imprévus, des tâches reportées et des moments où vous ne faites absolument rien.

Et heureusement !

Organiser son quotidien, c’est aussi apprendre à dire non

On parle souvent d’agenda, de listes et de méthodes d’organisation.

Mais il existe une autre façon extrêmement efficace de gagner du temps :

arrêter de remplir systématiquement le temps que vous venez de libérer.

Chaque nouvelle activité représente du temps.

Chaque engagement représente du temps.

Chaque nouvelle responsabilité représente du temps.

Avant d’accepter quelque chose, demandez-vous donc :

« Est-ce que j’ai réellement le temps et l’envie de faire cela ? »

Mieux organiser une journée déjà complètement saturée a ses limites.

Parfois, la meilleure organisation consiste simplement à retirer quelque chose.

En résumé : comment organiser son quotidien simplement ?

Pour organiser son quotidien sans transformer ses journées en planning militaire, commencez par quelques habitudes simples :

• notez les choses importantes au même endroit ;
• choisissez trois priorités chaque jour ;
• préparez votre journée la veille ;
• regroupez les tâches similaires ;
• traitez immédiatement certaines petites tâches ;
• créez quelques routines ;
• anticipez une partie des repas ;
• laissez de la place aux imprévus ;
• automatisez les tâches répétitives ;
• faites un petit bilan chaque semaine.

Mais surtout, n’essayez pas d’appliquer les dix conseils dès demain.

Choisissez-en deux ou trois et testez-les pendant une semaine.

Une bonne organisation ne doit pas vous donner davantage de contraintes. Elle doit au contraire vous permettre de moins courir, de moins oublier et de consacrer davantage de temps à ce qui compte réellement.

Le but d’organiser son quotidien n’est pas de réussir à remplir chaque minute de sa journée. C’est justement de réussir à en libérer.